Comunicación Organizacional: Un proceso medular en las compañías

El valor que aporta la Comunicación Organizacional es imprescindible para que las compañías tengan un buen funcionamiento. Un departamento o un responsable de la comunicación con una estructura, objetivos, procesos y roles definidos permitirá que se comuniquen los objetivos de la empresa, condición fundamental para que se logre obtener los resultados esperados.

El desarrollo de acciones concretas para construir un flujo efectivo de información, requiere disponer de una estrategia para asegurar la comunicación con los empleados a todos los niveles.

Pocas veces es considerada la comunicación como causa principal del mal funcionamiento de una compañía, pero es necesario saber que este proceso interno es medular para toda organización, puesto que, sin comunicación, no puede haber acción efectiva.

El proceso de comunicación existe en muchas compañías, pero no de manera institucionalizada, de tal forma que resulte en una comunicación efectiva. Existe como prácticas aisladas, hay líderes que, si bien, por su estilo comunican asertivamente, hace que la comunicación dependa de su gestión personal y no de un proceso organizado que garantice su objetivo. Al no ser parte de una estructura, no hay estrategia, convirtiéndose en una comunicación reactiva. No existen planes diseñados que nos permitan anticipar los mensajes requeridos por cada audiencia y con la frecuencia oportuna.

Para prever los riesgos de la comunicación y anticipar lo que podría suceder si el mensaje no se comunica o no se hace correctamente, es fundamental que se integren ciertos elementos que aseguren una comunicación efectiva:

1. Definir la Estructura del mensaje. ¿Qué mensaje queremos posicionar?, ¿qué queremos producir con la comunicación? Son preguntas que al responder nos orientarán a definir la estructura del mensaje. Desarrollar un estilo de comunicación y seguir siempre una misma línea editorial brindará consistencia, de tal manera que a todos los empleados les llegue el mensaje del mismo modo.

2. Establecer los Canales. El medio de comunicación depende del mensaje que se quiera transmitir, ya sea de forma oral o escrita. Por ejemplo, si lo que se desea comunicar es un discurso motivacional para llegar a las metas de la compañía, difícilmente se va a lograr a través de medios escritos, debido a la complejidad para comunicar determinado estado de ánimo.

3. Diseñar un Proceso de Comunicación. ¿Cómo aseguramos que el mensaje llegue a toda la organización?, ¿a través de quién? Es preciso definir quiénes serán los responsables de comunicar los mensajes a lo largo de la estructura.

4. Determinar el tipo de Entregables. Es necesario definir el tipo de entregables a generar para agilizar el proceso de comunicación, contar con formatos y estándares bien definidos que puedan ayudar a prevenir riesgos en la comunicación y la congruencia, tales como:

• Comunicados
• Guía de Puntos Centrales
• Lineamiento de comunicación para cada audiencia
• Preguntas Frecuentes (FAQ´s)

5. Seleccionar la Red de Ayuda. Las preguntas, ¿quién tiene que hacer la comunicación y cómo le ayudamos a prepararse?, ¿de quién necesitamos información adicional para la articulación del mensaje?, ¿quién nos va ayudar para la producción de la comunicación?, nos encaminan a identificar a quiénes tendríamos que involucrar para lograr una comunicación efectiva. Por ejemplo, si lo que se comunicará es una restructuración en la compañía, reunirnos con el área de Finanzas nos ayudará a saber cómo impacta y qué implica económicamente.

6. Evaluar la comunicación Cuando se define la estrategia, conjuntamente se definen indicadores: Cómo vamos a medir. Puede ser a través de encuestas de clima laboral, encuestas enviadas posterior a la comunicación dentro de un lapso breve de tiempo o un sondeo en el mismo evento. Incluyendo preguntas como, ¿hubo claridad en el mensaje?, ¿se cumplieron tus expectativas?, nos brindarán un panorama claro de si se cumplió o no el objetivo de la comunicación. Y finalmente, realizar un análisis de los resultados que nos arrojen líneas de acción para desarrollar una propuesta de mejora.

La estrategia y el plan de Comunicación Organizacional debe ser una vía que se siga de manera constante para fortalecer la transparencia en los procesos, y a su vez, generar el estado de ánimo óptimo en el personal que propicie la consecución de los objetivos de la empresa.

Al final de cuentas, sin buena comunicación no habrá acción efectiva ni tampoco resultados.

Y en tu organización, ¿cómo es la comunicación?